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1.仕事のはじまり

まず、その仕事が「お客様から」なのか、「当社から」なのか、どちらから発信されるのかで分かれます。

  1. お客様からのご依頼ではじまる場合
    ほとんどがこちらのパターンで、既にお取引実績のある顧客からのご依頼で仕事がはじまります。
  2. こちら側からの提案ではじまる場合
    お客様の繁栄のためにぜひお奨めしたい企画やツールがある場合、当社からのご提案が仕事のはじまりです。

2.担当営業の対応

その仕事が「新規」の案件なのか、「増刷」の案件なのかで、担当営業の動きやお客様から提供される元原稿が変わります。
いずれの場合も担当営業は制作原価を算出して「見積り」を作成・提出することからはじまります。印刷物は条件によって制作の方法やコストが変化するため、毎回一つひとつ原価計算を行い見積書を作成します。複雑な計算のため、専門的な知識と経験を積んだ人だけができるプロの仕事です。

  1. 「新規」の案件の場合
    • まったく新しいものを作る場合
      お客様の方でどのように作りたいかハッキリとは決まっていない場合、担当営業や企画スタッフ、デザイナーがお話を伺って企画を立案し提案をします。印刷物の「使い方」「内容」「デザイン」から、適した「紙」「印刷の方法」までその都度必要な提案をします。
      ここで同時に担当営業が見積書を作成し予算を伝え、お客様のご判断を仰ぎます。
    • 以前印刷したものをリニューアルしたり定期ものを更新するような場合
      こちらの場合も担当営業がお客様から詳細な変更内容を伺い、見積書を作成、予算を伝え判断を仰ぎます。費用が毎回変わらないような場合はすぐに制作に取り掛かることもあります。
  2. 「増刷」の案件の場合
    • 以前印刷したものをベースに必要な部分を更新して再度印刷する場合
      お客様に更新したい印刷物へ直接変更箇所の指示を書き込んでいただき、担当営業が説明を聞きながら引き取り、それを原稿とします。必要であればご予算を伝え判断を仰ぎます。
    • 以前印刷したものをそのまま増刷する場合
      担当営業がお客様から増刷したい印刷物を引き取り、それを製作手配用の印刷見本とします。必要であればご予算を伝え判断を仰ぎます。

3.原稿の用意と生産管理システム入力

原稿はお客様がご用意されるか、されないかで対応が変わります。
また、制作は「生産管理システム」への担当営業のデータ入力からはじまります。制作に必要な情報を自分のPCからデータ入力し、一商品ごとに生産管理データを作成し全社で情報共有します。このデータの指示を基に制作スタッフは仕事をしていきます。

  1. お客様で原稿をご用意できない場合
    文章についてはコピーライターが書き起こします。お客様のところへ営業や企画スタッフと一緒に同行して取材をしたり、お客様が用意した元になる原稿をリライトしたりします。

    写真はカメラマンに依頼をします。お客様のところへ営業や企画スタッフと一緒に同行して撮影をしたり、担当営業が撮影するモノを預かりスタジオに搬入して撮影をしてもらいます。

  2. お客様で原稿をご用意される場合
    文章や写真、その他資料など印刷物にする原稿を担当営業が直接引き取ります。PCで入力したテキストデータやデジタルカメラで撮影した写真データなど、今はほとんどがデジタルデータのため、客先での打ち合わせの前後にネット経由でご提供いただくことも多くなりました。

4.制作手配-デザイン(DTP)

担当営業は用意した原稿をデザイナーに手配します。お客様のデザインの意向などを正確に伝えます。デザインがお客様の希望通りに仕上がるかどうか、担当営業のディレクションにかかっています。
部分的に文章や写真を変更する程度で増刷する案件の場合は、DTPオペレーターとのやり取りになります。

そしてどちらの場合もプリンターで出力した確認用の「校正紙」の上がりを待ちます。全体の工程を組み、スケジュールを決めるのも担当営業の役目です。

校正、校正紙とは
印刷物等の文字や内容、レイアウト、色の誤りや不具合を、印刷する前にあらかじめ確認し修正することを校正といいます。印刷会社の内部でももちろん行われますが、お客様に校正を依頼し、そこで発生した修正指示に従い印刷会社で修正、再び校正をお客様に依頼します。これを複数回繰り返します。

校正紙とはお客様に校正をしていただくためにプリンターで出力したもの。デジタル化の発展により、プリンター用紙でも高い精度で初校からカラーで確認できるようになりました。また、実際に印刷するときと同じ「本紙」に実際に印刷して校正をする「本紙色校正」を行うこともあります。商品のカタログやポスターなど色にシビアな印刷物では必ず行われる校正の方法です。

5.校正紙をお届けする

担当営業はデザイナーやDTPオペレーターから上がってきた校正紙をお客様のところにお届けします。納品希望日から逆算して作成し、お客様と共有した工程表のスケジュールに従い、事前連絡を入れ約束の期日にお届けに上がります。工程表の作成も担当営業が行います。

1回目の校正出し(初校出しという)など特に説明を要する場合、担当営業はお客様の発注ご担当者に直接、デザインの意図などをご説明しながら提出し、校正を依頼します。

6.校正紙を引き取る

担当営業は工程表で決めた期日にお客様のところへ行き、修正指示の書き込まれた校正紙を引き取ります。校正紙の修正のある箇所の指示内容やその意図、また変更や追加になった原稿などを一つひとつ確認しながら受け取ります。修正内容を正確にデザイナーやDTPオペレーターに伝えるため、不明確な事柄やお客様の意向がぼんやりとしている場合はその場でしっかりと確認し答えを出しておくことが大切です。また発注ご担当者様でも、ほとんどの方がデザインや印刷については素人です。担当営業がプロとしてその場でアドバイスをすることも少なくありません。

7.修正手配-デザイン(DTP)

担当営業は引き取った校正をデザイナーまたはDTPオペレーターに手配し修正の指示をします。

8.2校、3校…

以降、再び校正を届ける→校正を引き取る→修正手配をする、これを通常3回程度繰り返します。校正の呼び名はその都度「2校(または再校)」「3校(再々校)」と変わっていきます。

9.校了 印刷手配

校正を繰り返し修正箇所が無くなった時点で校正は「校了」となります。ここまでの工程管理も担当営業がしっかりと追跡し、必要があればお客様や現場に催促したり調整したりします。
ここで担当営業は次工程へのGOサインを出しいよいよ印刷の工程へと入っていきます。

ここまで進むと大半の印刷物は完成まで営業の手を離れています。ただし印刷の精度に非常にシビアな印刷物の場合、担当営業が印刷途中にチェックをしたり、時にはお客様の「印刷立会い」に同席することもあります。この印刷立会いとは、お客様にその場で刷り色などの確認を行っていただくことで刷り直しなどが起こらないようにするために行います。

10.納品

1人で運べる程度の少量の場合は担当営業が直接納品しますが、大量の印刷物は「業務」と呼ばれる専任の担当者がトラックで納品に伺います。

11.アフターケア

後日お客様を訪問し印刷物の状態や使用感、反応などを伺います。この時「反響が良かったよ、ありがとう!」など担当営業は直接お客様からお礼のお言葉をいただけたりすることがあり、もっともやりがいを感じられる瞬間です。特に業務担当が納品した印刷物などについては、必ず担当営業が自分でアフターケアを行うことが大切です。
またこの時いただいたお声は次の受注時に重要な情報源となります。しっかりと消化し次に活かします。

12.請求書発行手配と代金回収

大半の顧客は継続的にお取引をしており、納品時ではなく月末に請求処理をします。担当営業が生産管理システムで「完了」の合図をすると、経理が請求書を発行しお客様の元へ送られます。お客様ごとの契約内容で代金の回収方法が異なり、銀行振込で代金をいただく場合や担当営業が直接伺って現金や小切手などでいただいて来ます。
代金回収が完了したことを上司に報告し終えると、これで一つの仕事がすべて完了したことになります。